La revisione delle cooperative non è un semplice controllo formale sui documenti societari. L’attività serve a verificare che la cooperativa mantenga una gestione coerente con il proprio scopo mutualistico, rispetti le regole di partecipazione democratica e adempia correttamente agli obblighi amministrativi, contabili e lavoristici.
Arrivare all’appuntamento con documenti incompleti, libri sociali non aggiornati o informazioni non coerenti può generare richieste di integrazione e, nei casi più rilevanti, l’apertura di una fase di accertamento.
Per questo motivo, la preparazione dovrebbe iniziare prima della comunicazione del revisore, attraverso una verifica coordinata della posizione societaria, della contabilità, dei rapporti con i soci e degli eventuali adempimenti specifici previsti per la categoria di appartenenza.
A cosa serve la revisione cooperativa
La vigilanza sulle società cooperative viene esercitata attraverso revisioni periodiche e, quando necessario, ispezioni straordinarie.
La revisione è finalizzata principalmente ad accertare:
- l’effettivo perseguimento dello scopo mutualistico;
- la corretta partecipazione dei soci alla vita della cooperativa;
- la regolarità della gestione amministrativa;
- la consistenza della situazione patrimoniale;
- la conformità dei rapporti associativi;
- la correttezza dei rapporti di lavoro instaurati con i soci lavoratori;
- la presenza dei requisiti necessari per beneficiare delle agevolazioni previste per il sistema cooperativo.
Le revisioni vengono normalmente programmate almeno una volta ogni due anni. Sono invece sottoposte a revisione annuale le cooperative sociali e le altre cooperative individuate dalla normativa speciale.
Il Decreto ministeriale del 5 marzo 2025 ha inoltre aggiornato le modalità di svolgimento della revisione e la relativa modulistica, introducendo una maggiore digitalizzazione dei verbali e delle procedure di accertamento.
Quali controlli vengono effettuati
Il revisore non si limita a verificare che i documenti esistano. Controlla soprattutto che le informazioni contenute nei diversi registri, verbali e documenti contabili siano aggiornate, corrette e coerenti tra loro.
Statuto, visura e posizione della cooperativa
È opportuno verificare preventivamente:
- atto costitutivo e statuto vigente;
- eventuali modifiche statutarie;
- iscrizione all’Albo delle società cooperative;
- visura camerale aggiornata;
- attività dichiarate e attività effettivamente esercitate;
- sede legale, cariche sociali e poteri di rappresentanza;
- validità dell’indirizzo PEC;
- eventuali autorizzazioni o iscrizioni richieste dal settore di attività.
Una modifica non comunicata, una carica non aggiornata o una PEC non funzionante possono creare problemi anche nella ricezione delle comunicazioni relative alla revisione.
Libri sociali e funzionamento degli organi
Tra i documenti centrali rientrano:
- libro soci;
- libro delle assemblee;
- libro delle decisioni o delle riunioni dell’organo amministrativo;
- libro dell’organo di controllo, quando presente;
- verbali delle assemblee e del consiglio di amministrazione;
- convocazioni, deleghe e documentazione allegata ai verbali.
Il libro soci deve rappresentare correttamente la composizione della base sociale, le quote sottoscritte e versate, le ammissioni, i recessi e le esclusioni.
Anche i verbali devono essere completi, sottoscritti e coerenti con le decisioni effettivamente assunte. La nuova impostazione della modulistica presta particolare attenzione alla trascrizione delle deliberazioni e alla conoscenza, da parte dell’assemblea, degli esiti della precedente revisione.
Rapporti con i soci e scambio mutualistico
La presenza formale dei soci non è sufficiente. La revisione deve consentire di comprendere se la base sociale sia effettiva e se i soci partecipino allo scambio mutualistico previsto dallo statuto.
È quindi necessario poter ricostruire:
- domande di ammissione dei soci;
- deliberazioni di accettazione o rifiuto;
- comunicazioni di recesso o esclusione;
- possesso dei requisiti previsti dallo statuto;
- categorie di soci presenti;
- capitale sottoscritto e versato;
- attività svolta dalla cooperativa con i soci e con i non soci;
- eventuali vantaggi mutualistici riconosciuti.
La relazione sulla gestione o, nei casi previsti, la nota integrativa non dovrebbe limitarsi a formule generiche. Deve spiegare concretamente come la cooperativa ha perseguito lo scopo mutualistico e quali benefici sono stati prodotti per i soci.
La nuova modulistica attribuisce particolare rilevanza alla rendicontazione della mutualità, alla partecipazione democratica e all’adeguatezza degli assetti organizzativi della cooperativa.
Bilanci, riserve e ristorni
Per preparare la revisione è consigliabile raccogliere almeno:
- ultimi bilanci approvati e depositati;
- note integrative;
- relazioni sulla gestione;
- relazioni dell’organo di controllo o del revisore legale;
- verbali di approvazione del bilancio;
- situazioni contabili aggiornate;
- mastri e riconciliazioni dei principali conti;
- documentazione relativa alla destinazione degli utili;
- calcolo della prevalenza mutualistica;
- eventuali prospetti relativi ai ristorni.
Il revisore verifica il rispetto dei termini di approvazione e deposito, la corrispondenza tra capitale sociale, contabilità e libro soci, nonché la corretta destinazione degli utili alle riserve e ai fondi mutualistici.
Quando vengono riconosciuti ristorni, devono essere disponibili criteri di calcolo chiari, documentabili e proporzionati alla quantità e alla qualità dello scambio mutualistico realizzato da ciascun socio.
Soci lavoratori e regolamento interno
Per le cooperative di produzione e lavoro e per le cooperative sociali, una parte importante della revisione riguarda i rapporti instaurati con i soci lavoratori.
Occorre controllare:
- regolamento interno previsto dalla Legge 142/2001;
- verbale di approvazione del regolamento;
- tipologie di rapporti di lavoro previste e realmente utilizzate;
- contratti individuali;
- Libro unico del lavoro;
- cedolini e prospetti retributivi;
- comunicazioni obbligatorie;
- versamenti contributivi e assicurativi;
- applicazione del contratto collettivo;
- eventuali differenze tra il trattamento dei soci e quello dei lavoratori non soci.
Il regolamento deve essere coerente con l’organizzazione effettiva della cooperativa. Un documento mai aggiornato, che richiama contratti o modalità di lavoro non più applicati, può diventare un elemento di criticità.
Contributo di vigilanza e altri adempimenti
Le cooperative devono conservare anche la documentazione relativa al contributo di vigilanza previsto per il biennio di riferimento. Per il biennio 2025-2026 importi e modalità sono stati disciplinati dal Decreto ministeriale del 12 febbraio 2025.
Prima della revisione è quindi opportuno verificare:
- corretto calcolo del contributo;
- avvenuto pagamento;
- disponibilità della ricevuta;
- eventuale adesione a un’associazione nazionale di rappresentanza;
- destinazione del 3% degli utili ai fondi mutualistici, quando dovuta;
- adempimento delle prescrizioni ricevute nella revisione precedente.
Le cooperative appartenenti a settori specifici devono inoltre predisporre la documentazione prevista dalla propria disciplina: cooperative sociali, edilizie, agricole, di consumo e di produzione e lavoro possono essere sottoposte a verifiche ulteriori.
Come prepararsi prima dell’arrivo del revisore
La soluzione più efficace è effettuare un controllo preventivo, evitando di limitarsi alla raccolta dei documenti.
È utile confrontare:
- dati del libro soci e capitale indicato in bilancio;
- cariche risultanti dai verbali e dalla visura camerale;
- numero dei soci lavoratori e documentazione del personale;
- percentuali di prevalenza e dati della nota integrativa;
- ristorni deliberati e registrazioni contabili;
- prescrizioni della precedente revisione e interventi effettuati;
- informazioni presenti nello statuto, nei regolamenti e nella gestione concreta.
La cooperativa deve mettere a disposizione del revisore tutti i libri, registri, documenti e chiarimenti richiesti. La revisione si svolge normalmente presso la sede sociale o in un luogo concordato, alla presenza del legale rappresentante o di un delegato.
Cosa succede quando emergono irregolarità
Quando vengono rilevate irregolarità sanabili, il revisore può assegnare alla cooperativa un termine compreso tra 15 e 90 giorni per regolarizzare la propria posizione.
La successiva fase di accertamento viene normalmente svolta da remoto, sulla base della documentazione che dimostra l’adempimento delle prescrizioni. La cooperativa può inoltre presentare eventuali controdeduzioni entro 15 giorni dal verbale.
Nei casi più gravi, oppure quando la cooperativa impedisce lo svolgimento della vigilanza, l’Autorità può adottare provvedimenti che comprendono la gestione commissariale, lo scioglimento per atto dell’autorità o altre misure previste dalla normativa.
Il supporto di AFG Advisory
Preparare correttamente la revisione significa verificare non soltanto la presenza dei documenti, ma anche la loro coerenza con l’attività svolta e con la natura mutualistica della cooperativa.
AFG Advisory affianca le società cooperative nell’analisi preventiva dei libri sociali, dei bilanci, dei rapporti con i soci e degli adempimenti lavoristici, individuando eventuali criticità prima dell’avvio della revisione.